Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité  

Préambule

Considérant l’importance des renseignements personnels et de leur vulnérabilité accrue par les technologies, Bâtir son quartier s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient selon les hauts standards de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé suivant ses récentes modifications par la Loi 25.

Les renseignements personnels sont les informations d’ordre privé qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.

Bâtir son quartier, conformément à la loi, porte une attention particulière à la protection des renseignements personnels lorsqu’ils sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés.

Les renseignements personnels que nous recueillons correspondent généralement à une ou plusieurs des catégories suivantes :

Pour les formulaires de demande de logement :

• Nom
• Prénom
• Adresse postale
• Code postal
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone/télécopieur
• Genre/sexe
• Âge/date de naissance
• Profession
• Revenus/ressources financières
• Situation familiale

Pour des demandes de renseignements et de services de votre part :

• Nom
• Prénom
• Adresse postale
• Code postal
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone/télécopieur

Nous pouvons recueillir tous les renseignements que vous nous communiquerez en interagissant avec nous que ce soit en personne, par téléphone ou par courrier électronique, par le biais de médias sociaux ou autrement. Nous recueillons aussi certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log file ») et de fichiers témoins (« cookies »). Il s'agit principalement des informations suivantes :

• Adresse IP
• Système d'exploitation
• Pages visitées et requêtes
• Heure et jour de connexion

Le recours à de tels fichiers vise les finalités suivante :

• Amélioration du service
• Statistiques

Les mesures et les pratiques mises en place assurent que les utilisations de renseignements personnels n’outrepassent pas le consentement de la personne concernée. C’est-à-dire que toutes les utilisations de renseignements personnels respectent les fins pour lesquelles la personne a consenti, de façon implicite ou explicite, à les partager avec notre organisme.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Recevoir et traiter votre demande de logement
• Donner suite à votre demande
• Fournir des services
• Assurer et améliorer nos produits et services
• Vous fournir des renseignements qui peuvent vous intéresser

Nous nous engageons à veiller à la protection des renseignements personnels dans toutes nos activités, que celles-ci soient exécutées par les membres de notre personnel ou par des personnes cocontractantes.

Droits des personnes concernées

Les personnes physiques à propos desquels Bâtir son quartier détient des renseignements personnels, qu’il s’agisse de clients et de clientes, de requérants et de requérantes, de membres ou d’employés et d'employées, par exemple, disposent notamment des droits suivants, tels qu’attribués et balisés par la loi :

• Le droit de ne pas consentir à la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation d'un renseignement personnel
• Le droit de ne pas subir de préjudice injustifié suivant un refus de consentement
• Le droit d'accès aux renseignements personnels détenus par l'organisme les concernant
• Le droit d'être informé de la source ou provenance d'un renseignement personnel détenu par l'organisme
• Le droit de rectification d'un renseignement personnel auprès de l'organisme
• Le droit à la cessation de la diffusion d'un renseignement personnel
• Les droits relatifs au consentement : pouvoir exercer un consentement libre (sans pression) et éclairé (disposer des informations nécessaires)

Le personnel de Bâtir son quartier et la protection des renseignements personnels

Le personnel de Bâtir son quartier, qu’il soit salarié, bénévole ou sous-contractuel ne manipule que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions et l’accomplissement de ses tâches, et cela dans le respect de la confidentialité des renseignements personnels.

Notre personnel est dépositaire de la protection effective des renseignements personnels. Chaque membre du personnel est informé de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, tant les obligations générales que celles relatives à la fonction spécifique de la personne au sein de l’organisme.

Devant une situation problématique ou lorsque les normes de protection gênent la personne dans l’exercice de ses fonctions, elle peut s’adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour trouver une solution ou améliorer la situation, ou simplement identifier un enjeu.

Mesures et pratiques de protection

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient, Bâtir son quartier a entrepris les démarches générales suivantes :

• Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels
• Évaluer l'ensemble de ses activités et son utilisation de renseignements personnels qui en découlent
• Instaurer une politique de protection des renseignements personnels
• Instaurer un registre des incidents et des plaintes
• Documenter et former le personnel quant aux nouvelles obligations relatives aux renseignements personnels
• Modifier les documents qui demandent la divulgation de renseignements personnels
• Obtenir l'engagement des partenaires quant à la protection des renseignements personnels partagés

Bâtir son quartier a également déployé des moyens pour assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient :

• Faire un inventaire complet des renseignements personnels détenus
• Définir une durée de conservation des renseignements personnels
• Déterminer des méthodes de stockage sécurisé
• Établir une méthode de destruction des renseignements personnels
• Donner des formations et veiller à la sensibilisation du personnel

Pour toute question relative aux pratiques et mesures spécifiques d'utilisation des renseignements personnels, la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme peut être contactée.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Bâtir son quartier s’assure qu’une personne est en tout temps désignée « personne responsable de la protection des renseignements personnels » et que ses coordonnées sont publiques et accessibles.

Cette personne est la première ressource de l’organisme en matière de renseignements personnels : elle veille à leur protection, instaure et optimise des pratiques et mesures, reçoit et évalue les plaintes, suit les publications de la Commission d’accès à l’information, et offre généralement son assistance à notre organisme, au personnel ainsi qu’à nos clients et clientes.

Procédure d’incident

Les incidents possibles en matière de protection des renseignements personnels sont variés et ne sont pas limités au vol de données informatiques. Tout renseignement personnel qui est recueilli, utilisé, communiqué ou conservé au-delà de la raison pour laquelle la personne concernée a accordé son consentement constitue un incident de protection des renseignements personnels.

Bâtir son quartier tient un registre qui documente un historique des incidents de l’organisme en matière de protection des renseignements personnels.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels inscrit l’incident au registre des incidents et évalue s’il s’agit d’un incident sérieux.

S’il s’agit d’un incident sérieux ou qu’il y a hésitation ou incertitude à le qualifier ainsi, l’organisme avise de l’incident la Commission d’accès à l’information.

Qu’il s’agisse d’un incident sérieux ou non, l’organisme en avise la personne concernée.

Lors de toute situation d’incident, Bâtir son quartier s’engage à collaborer avec la Commission d’accès à l’information, à suivre les directives indiquées par les différentes autorités impliquées et à continuellement considérer l’intérêt de la personne concernée.

Procédure de plainte

Toute personne concernée par des renseignements personnels détenus par Bâtir son quartier peut porter plainte en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels répond par écrit à la plainte dans les 30 jours suivant sa réception. Pour pouvoir excercer ces droits, vous pouvez nous contacter au :

2155, Saint-Patrick, Montréal (Québec) H3K 0B9
Courriel : grt@batirsonquartier.com
Téléphone : 514 933-2755
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